Существует мнение, что для внедрения бюджет ресторана в компании нужен финансовый директор тысяч за триста месячного оклада, большой круглый стол для заседаний и огромные вложения в поддержание пафоса этого мифа. В действительности это заблуждение рождается ещё на этапе настройки внутреннего учёта: якобы учетом может заниматься только человек с профильным экономическим или бухгалтерским образованием. Но на самом деле разобраться в управленческом учёте может каждый, а страшным его делают только те, кто хотят с серьезным лицом подороже продать себя на рынке труда.
Зачем нужно бюджетирование? Ответим на очевидный вопрос: чтобы контролировать расходы и планировать свою прибыль. При этом важно понимать: нельзя внедрять бюджетирование, если у вас непорядок с фактическими данными.
Бюджетирование может строиться сверху вниз, когда вы определили суммы на каждый бюджет, за пределы которого нельзя выходить. А может строиться снизу вверх, когда ответственные подразделений сами составляют бюджеты в рамках имеющейся финансовой модели. Какой тип вы выберете, зависит от вашей организационной структуры.
Первый шаг. Сбор факта
Бюджетирование возможно внедрить только тогда, когда у вас ведется учет всех статей расходов и доходов. Если же вы часть данных храните в уме, часть — в Excel, часть — в маленькой черной книжечке, то следует начать путь к бюджетированию именно с упорядочивания сбора фактических данных. Все цифры о расходах должны попадать в единый документ/таблицу/форму. В том числе и те расходы, когда вы заплатили наличкой электрику или заказали срочную доставку. Для этого может быть заранее определен фонд «непредвиденных расходов».
Фактические данные будут актуальны, если у вас в компании работают основные правила управленческого учета:
Вся первичная документация вносится в учетную систему.
Есть дата Х, после которой все изменения периода и довнесение документов запрещены.
Есть регламент «закрытия месяца» и число, когда все отчеты должны быть сформированы.
Есть ответственный сотрудник, который отвечает за предоставление всех отчетов в обозначенное число.
Для удобства мы предлагаем ввести несколько крупных фондов затрат, а в них — уже более подробный набор статей затрат. Например, в фонде «Маркетинг» могут быть заложены статьи расходов на продвижение, на печатную продукцию, на тест новых акций, на оплату сайта или разработку телеграм-бота для доставки.
Лучше всего, если фактические данные о ваших затратах, платежах, поступлениях будут собираться автоматически.
Второй шаг. Казначейство
Если у нас упорядочен сбор факта, мы можем переходить ко второму шагу бюджетирования — контролю денежных средств.
Как у вас в заведении устроен процесс согласования платежей? Кто принимает решение о закупке чего-либо, как вы это контролируете?
Если вся ответственность за оплату товаров/услуг лежит только на бухгалтере, то вы в лучшем случае рискуете потерей денег на какие-то траты, которых можно избежать. Либо однажды недосчитаетесь пары миллионов рублей, которые незаметно унесет бухгалтер.
Основным отчетом для контроля здесь является Отчет о движении денежных средств (ДДС). По сути это все ваши платежи в виде календаря: приход и расход денег, включая транши по кредитам, выдачу зарплаты и так далее. Отчет показывает, сколько денег пришло, сколько ушло и какой у вас расчетный остаток. Этот отчет делает прозрачными траты как на основные элементы бизнеса, так и на различные сопровождающие расходы, которые затем могут вылиться в значительную сумму.
Например, если мы вовремя не провели техническое обслуживание оборудования, нам могут срочно понадобиться деньги на его ремонт (при этом следует учитывать, стоит ли оно до сих пор на гарантии). Если же мы заложим в наш платежный календарь средства на тех. обслуживание и установим дату, то это будет для нас хорошей точкой контроля.
Нужно помнить, что просто введение таблиц для заполнения сотрудниками не гарантирует их соблюдение. Для этого хорошо работают лимиты бюджетов.
Далее, вы можете установить правило, что все платежи выше какой-то суммы согласовываются только с вами. И каждое утро вместе с вашим сотрудником быстро утверждать ежедневные затраты. Вам кажется, что это может занимать много времени — разбирать каждую заявку на затраты. Но в условиях кризиса вы быстро убедитесь, что такой подход себя оправдывает.
Еще лучше, если вы используете автоматизированное приложение — сейчас у финансовых программ есть мобильное приложение для визирования платежных документов. Тогда вы сможете согласовывать важные платежи сразу с телефона.
Основная задача отчета по ДДС — избежать кассовых разрывов и вести учет ваших платежей. Но информация из ДДС будет не полной без план-фактного анализа. Сейчас многие системы для ресторанов позволяют получать отчет о прибылях и убытках и управленческий баланс. Это два основных отчета, которые позволяют оценивать рентабельность бизнеса и ответить на главный вопрос: «Где деньги?».
Третий шаг. Бюджет доходов и расходов
Если у вас сеть ресторанов, то финансовых точек контроля становится еще больше. Возрастает количество платежей, которые необходимо учитывать, и уже сложно держать цифры в фокусе. К тому же, становится необходимым смотреть финансовую аналитику в разрезе разных проектов, а не только юридических лиц. У разных ресторанов могут быть разные инвесторы, разные концепции, поэтому бюджеты у каждого проекта тоже могут быть разные.
Методика осознанного планирования состоит в том, чтобы быть погруженным не только в ежедневные метрики, но и смотреть на год в целом. Планирование — это то, сколько мы намереваемся потратить и заработать. Эти планы служат нам для того, чтобы влиять на наши действия. Для этого нам и нужно бюджетирование, то есть план: сколько мы хотим потратить и сколько заработать.
Для такого планирования сетевые предприятия ведут бюджет доходов и расходов и прогнозный баланс.
Бюджет доходов и расходов — это документ, в котором вы фиксируете свои финансовые планы на будущий период. А затем контролируете исполнение планов и отслеживаете динамику.
Для внедрения бюджетирования необходимо иметь описанную и принятую вами в компании учетную политику с установленными едиными финансовыми понятиями. Что мы считаем прибылью, что операционной прибылью, что есть маржа и т.д. Можно применять несколько сценариев планирования: оптимистичный, пессимистичный и, как сейчас актуально, «ковидный».
Вести БДР в можно в Excel, но это чревато тем, что одна ошибка в формуле может повлечь за собой целую цепочку несоответствий, которые вы можете обнаружить слишком поздно. Особенно если у вас больше 100 статей затрат — потерять где-то цифру будет легко. Поэтому лучше использовать автоматизированное решение, которое собирает бизнесы и проекты в единую картину. Вот несколько основные решения, предназначеные для этого:
ФинГрад. Это самостоятельное программное обеспечение, которое нужно интегрировать с вашей учетной системой, чтобы добиться план-фактного анализа в одном месте. Здесь есть полный функционал казначейства для согласования платежей, можно настроить свои формы бюджетов, установить необходимые лимиты. По сути, заложен базовый функционал для внедрения бюджетирования, отсюда — низкая стоимость внедрения по сравнению с другими решениями.
БИТ.ФИНАНС. Это программная надстройка, которая устанавливается на вашу текущую базу 1С, в чем есть существенное преимущество — не нужно никуда переносить данные. Достаточно настроить выгрузку из ресторанной учетной системы в 1С, и вы получаете план-факт в онлайн-режиме.
Здесь реализован механизм настройки бюджетов по вашим формулам в Excel, можно также из Excel загружать и данные бюджетов, когда пользователи не работают с программой. Есть мобильное приложение для согласования платежей, платежный календарь, из которого можно сразу составлять реестр оплат, и еще множество фишек для поклонников индивидуальных настроек и процессов. Чем индивидуальней — тем дороже. Есть учет МСФО для компаний с иностранным капиталом, а также решение для учета внутри холдинга.
«1С. Предприятие». Комплексная автоматизация. Это решение от 1С, конечно, лишено легкости и гламура, как и все решения от 1С, в которых заложен большой и сложный функционал. Но для тех, кто уже использует 1С, это может быть преимуществом: готовое решение с казначейством, бюджетированием в единой базе. Прогнозный баланс, моделирование финансовых планов, произвольные бюджеты и любые отчеты, которые вы можете получить благодаря гибкости 1С и многочасовым усилиям программистов.
«WA. Финансист». Еще одно решение на платформе 1С, но разработано как самостоятельный продукт, поэтому взаимодействие с другими 1С идет через выгрузку данных. В типовом функционале тот же набор: управление денежными средствами, бюджетирование, учет внеоборотных активов и управленческий учет для холдингов. Отпугнуть может необходимость приобретения лицензий не только на 1С, но и специализированных лицензий «Финансиста», что выльется в дополнительные затраты.
